በወረቀት እና ኤሌክትሮኒክ ፔሮፊክ ያለመከላከያ ወረቀት
የተጠበቀውን የጤና መረጃ በአግባቡ ለመጥለፍ የተለያዩ መንገዶች አሉ. የወረቀት የጤና መረጃ (PHI) እና ሌሎች ምስጢራዊ መረጃዎች በ HIPAA መስፈርት ወረቀት ወይም የኤሌክትሮኒክስ ቅርጸት መሆን አለባቸው. በ HIPAA የተሸፈነ ሕጋዊ ተቋም ተብሎ የተገለጸው ማንኛውም ተቋም የሕመምተኛውን መረጃ ምሥጢራዊነት እና ደኅንነት ማረጋገጥ እና የ PHI ምሥጢራዊነቱን የመጠበቅ ሃላፊነት አለበት.
መረጃው ከአሁን በኋላ አስፈላጊ በማይሆንበት ጊዜ የሕክምና ቢሮዎ ትክክለኛውን አጣዳፊነት ለመጥፋት በርካታ መፍትሄዎች አሉ.
የወረቀት PHI በትክክል መሰረዝ
የወረቀት PHI በመደበኛ ቆሻሻ ማጠራቀሚያ ውስጥ መጣል የለበትም. PHI በቆሻሻ ማጠራቀሚያ ውስጥ ወይም በቆሻሻ ማጠራቀሚያ ውስጥ PHI ማስቀመጥን ደህንነቱ የተጠበቀ PHI መወሰኛ ዘዴ አይደለም. ቆሻሻ ማጠራቀሚያ እና ቆሻሻ ማጠራቀሚያዎች በህዝብ ሊደረስባቸው የሚችሉ ሲሆን ሰነዶች እንዳይገኙ መከልከል እና ይዘታቸው ሊጋለጡ የሚችሉበት ምንም መንገድ የለም. ኩባንያዎች በህገ-ወጥ መንገድ በህክምና ስም, የልደት ቀን, የማኅበራዊ ደህንነት ቁጥሮች እና ሌሎች የተጠበቁ የጤና መረጃዎችን በቆሻሻ ማጠራቀሚያ ውስጥ በህገ-ወጥነት በማስወገድ በህግ የተከለከሉ ናቸው.
PHI ከመጣልዎ በፊት በማዋሃድና በማቃጠል መለጠፍ መቻል የለባቸውም. በጣም አስተማማኝ መንገድ አንድ ታዋቂ ኩባንያ መቅጠር እና መዝገቦቹን ለማጥፋት ነው. ሰራተኞችዎ እነዚህን ቅደም ተከተሎች እንዲያከብሩ ያግዟቸው:
- በእያንዳንዱ የሥራ ቴምፕል ላይ "PHI FOR PROPOSAL ONLY - NOT DROWN" ተብሎ በትይዩ ውስጥ በግልፅ የተቀመጡ ትንንሽ የእቃ ማጠቢያዎችን ያስቀምጡ. ይህ በድንገት ከቆሻሻ መጣያ ውስጥ መረጃን ይከለክላል.
- አንድ መድሃኒት ሊጥልበት የሚችል ማንኛውም PHI ለመጠጋት ሲሉ ቆሻሻውን ወደ ቆሻሻ መጣያ የሚወስዱትን ደህንነታቸው የተጠበቀ እና ደህንነቱ ያልተጠበቀ አካባቢዎችን መቆጣጠርዎን ያረጋግጡ. ለምሳሌ በመጠባበቂያ አካባቢ እና በመፀዳጃ ቤቶች.
- የተወሰኑ መረጃዎች እንደ የማህበራዊ ዋስትና ቁጥሮች, የልብ ምርመራ እና የክሬዲት ካርድ ቁጥሮች ተጨማሪ ጥበቃዎች ሊፈልጉ እንደሚችሉ ልብ ይበሉ.
- ምንም ዓይነት ግራ መጋባት ለማስወገድ ሁሉም የወረቀት ሰነዶች በድጋሚ ማጠራቀሚያ ውስጥ, PHI ላይም ይሁን አልሚዎች ውስጥ እንዲቀመጡ መመሪያ ያድርጉ.
- ሁሉም ሰው መከበሩን ለማረጋገጥ የዘፈቀደ ምርመራዎችን ያድርጉ.
የኤሌክትሮኒክ PHI በትክክል መጣል
የኤሌክትሮኒክ ኤፒአይ መጣል ያስፈልገዋል. ሆኖም ግን ቢሮዎ እንደ ፍሎፒ ዲስኮች, ሲዲዎች ወይም ፍላሽ ተሽከርካሪዎች ያሉ ማንኛውም ተንቀሳቃሽ ወይም ተንቀሳቃሽ የኤሌክትሮኒክ መሣሪያዎችን የሚጠቀም ከሆነ ፈጽሞ የማያስፈልገውን ማንኛውንም መረጃ መደምሰስ, ማጥፋት ወይም ማረምዎን ያረጋግጡ. ከሁሉ የተሻለው መንገድ በተቻለ መጠን አግባብ አለመጠቀም ነው.
የኤሌክትሮኒክ PHI ን ለማስወገድ አስፈላጊ ከሆነ ተጣማሪ መረጃን ከተዛባ መረጃ ጋር እንዲጽፉ የፅዳት ሶፍትዌር ወይም ሃርድዌር ይጠቀሙ. ሌሎች አማራጮችን ለማጥለቂያ የሚሆን ጠንካራ መግነጢሳዊ መስክ የሚጠይቀውን ማጽዳት ያካትታል, ወይም መሳሪያዎችን እንደ ማጥራት, ማቃጠልና መፍለቅ የመሳሰሉት ዘዴዎችን በመጠቀም ማጥፋት ያካትታል. ደህንነቱ የተጠበቀ ወረቀት PHI መሰጠት የሚሰጡ ኩባንያዎች የኤሌክትሮኒክ የኤች.አይ.ቪ.
ከአሁን በኋላ ጥቅም ላይ የማይውሉ ወይም ውሂቡን እንዳይመለስ በሚያስችል መልኩ በሚሸጡ በሚለቀቁ ገመዶች ላይ ከተጠቀሙባቸው የዲስክ ድራይቭ ላይ መረጃን ማስወገድዎን ያረጋግጡ. በጣም የቅርብ ጊዜ መመሪያዎችን እየተከተሉ መሆኑን ለማረጋገጥ የ HIPAA ተገዢዎ ወቅታዊ ሁኔታዎችን እንደተከታተሉ ይቆዩ.