ትክክለኛውን ጊዜ መምረጥ, አጀንዳን መወሰን, ስለእነሱ አስፈላጊነት አስፈላጊ ነገሮችን ይወያዩ
የህክምና ቢሮ ሰራተኞች ስብሰባ ውጤታማ እና ውጤታማ በሆነ መንገድ ጥቅም ላይ ከዋሉ በጣም ውጤታማ ሊሆኑ ይችላሉ. ስብሰባዎች ለጠቅላላው ልምምድ ትልቅ የመገናኛ ዘዴ ሲሆን በየጊዜው መደረግ አለባቸው. ስብሰባዎች በሳምንት, በየሁለት ሳምንቱ ወይም አልፎ አልፎ እንኳ, አስተዳዳሪዎች እና ሰራተኞች በቢሮ ውስጥ ጉዳዮችን በወቅቱ መፍትሄ ሊሰጡ ይችላሉ.
ብዙ ጊዜ ስብሰባዎች ጊዜ ገደብ ለማቅረብ በቂ እቅድ ባለመኖሩ ወይም የቀረበው መረጃ በአግባቡ ስላልተደራደሩ ውጤታማ አይሆንም. ይበልጥ ውጤታማ የሆኑ የሕክምና ቢሮ ስብሰባዎችን ማስተናገድ የሚችሉባቸው ብዙ መንገዶች እዚህ አሉ.
1 -
አጀንዳመደበኛ የሆነ አጀንዳ መገንባት ለእያንዳንዱ ስብሰባ አስፈላጊ የሆኑትን ቁልፍ ጉዳዮች በአስፈላጊ ቅደም ተከተል እንዲወያዩ ይፈቅድልዎታል. ይህም እያንዳንዱ ስብሰባ በተቀላጠፈ ሁኔታ እንዲፈስ እና በጠቅላላው በጣም አስፈላጊ የሆኑትን ርእሶች ለመወያየት በቂ ጊዜ እንዲቆይ ያደርጋል. ብዙ ጊዜ ስብሰባዎች ከተተገበረው ጊዜ በላይ ይጠናቀቃሉ, ነገር ግን ዋና ዋናዎቹ ችግሮች እስከሚወያዩ ድረስ ስብሰባዎ በአግባቡ ሊጠናቀቅ ይችላል.
የተለመደ የስብሰባ አጀንዳ የሚከተሉትን ያካትታል:
- እንኳን ደህና መጡ እና መግቢያ
- ቀሪዎች
- የቀደመው ስብሰባ ማስታወሻ
- ከቀዳሚው ስብሰባ የሚነሱ ችግሮች
- አስፈላጊ የሆኑትን ጉዳዮች ዝርዝር የሚመለከቱ ዝርዝር
- ሌሎች ሰራተኞች ሌሎች አርእስቶችን እንዲያመጡ ያስችላል
- ለሚቀጥለው ስብሰባ ማንኛውም አዲስ ንግድ
- ስብሰባው ጨርስ
በእቃዎች ዝርዝር ውስጥ በእያንዳንዱ ስብሰባ ውስጥ ሊወያዩ የሚገባቸው መደበኛ ዓይነቶችን ያካትቱ. እነዚህም የኢንፌክሽን ቁጥጥር, HIPAA እና የገንዘብ አላማዎች ሊሆኑ ይችላሉ.
እንደ ውድቅ ግብዣዎች, ረጅም የጥበቃ ጊዜ እና የእረዥ እርካታ ጉዳዮች የመሳሰሉ ተደጋጋሚ ንጥሎችን ከቀድሞው አጀንዳዎች ይፈልጉ.
2 -
የታካሚን እንክብካቤዎች ለማሟላት ድግግሞሽ እና የጊዜ ርዝመትየቢሮ ስብሰባዎች የጊዜ ብዛት እና ርዝመት በበርካታ ሁኔታዎች ላይ የተመሰረተ ነው. የሕክምና ቢሮ በጊዜ ገደቦች ምክንያት, ስብሰባዎች በታካሚ እንክብካቤ ውስጥ ጣልቃ መግባት የለባቸውም.
ስብሰባን ለመመደብ የተሻለው ሰዓት ከሰዓታት በኋላ ወይም በቀን ለስላሳ ወቅት ሊሆን ይችላል. በዚህ መንገድ ስብሰባው ውዝግቦች አነስተኛ ወይም የማያቋርጥ እና በጊዜ ሂደት ሊጀመር እና ሊያበቃ ይችላል. ከሁለት ሰዓት በላይ የሚቆይ የቢሊቶች ወይም የወር ሰራተኞች ስብሰባ የበለጠ አመቺ ይሆናል.
አንዳንድ አስተዳዳሪዎች ተጨማሪ ወሳኝ ርእሶችን እንዲነጋገሩ በትንሽ ቡድኖች ወይም በግል ሰራተኞች በወር አንድ ጊዜ መገናኘት ይፈልጋሉ. ይህ ከስብሰባ እቅዶች ብዙውን ጊዜ የሚወጣው ወሳኝ እርምጃ ነው. አነስ ያሉ ቡድኖች ወይም ግለሰባዊ ስብሰባዎች ሰዎች ከትልቅ ቡድን ፊት ለፊት ለመነጋገር የማይፈልጉትን ርዕሰ ጉዳዮች እንዲያነሱ ወይም እንዲወያዩ ያስችላቸዋል. ሥራ አስኪያጆች እንደማንኛውም ግለሰብ ማንነት ሳይነካካ ከሥራ ባልደረቦች ጋር ምሥጢራዊ ጉዳዮችን ለመወያየት እንደ አጋጣሚ ሊጠቀሙበት ይችላሉ.
3 -
በሕክምናው ቦታ ውስጥ ጠቃሚነት ያላቸውን ነገሮች ይወያዩምንም እንኳን እያንዳንዱ ቢሮ የተለየ ቢሆንም, የሕክምና ቢሮው ተለዋዋጭነት በተፈጥሮ በጣም ተመሳሳይ ነው. የሕክምና ቢሮዎ በስቴቱ እና በፌደራል መመሪያዎች መሠረት መከበራቸውን ለማረጋገጥ አንዳንድ ስብሰባዎች በእያንዳንዱ ስብሰባ ላይ መደረግ አለባቸው.
- HIPAA- ሁሉም የጤና እንክብካቤ አገልግሎት ሰጪዎች ስለ HIPAA ትግበራ በተመለከተ የሰራተኞቻቸውን ስልጠና እንዲሰጧቸው እና እንዲያውቁ ማድረግ አለባቸው. ሆን ተብሎ ወይም በአጋጣሚ, ያልተፈቀደ PHI መግለጽ የ HIPAA ጥሰት ተደርጎ ይቆጠራል. በመደበኛ ውይይቶች ላይ መረጃን ከመደበቅ የመጠቀምን አስፈላጊነት በተመለከተ እያንዳንዱን ሰራተኛ ለእያንዳንዱ ስብሰባ ማሳሰብ, በመጠባበቂያ ቦታዎች, በእግረኞች መተላለፊያዎች ወይም በአሳሾች ውስጥ ስለ በሽተኛ መረጃ በመወያየት, የ PHI ተገቢ በሆነ መንገድ መወገድ; እና የመረጃ ተደራሽነት ለሥራው ሰራተኞች በጣም ውስን የሆኑ መረጃዎችን የሚጠይቁ ናቸው.
- የኢንፌክሽን ቁጥጥር የኢንፌክሽንና የስርጭት መከላከያ ዋነኛ ዓላማ የሕፃናት ተላላፊ በሽታ ስርጭትን መከላከል ነው. ሁላችንም እንደሚያውቁት ልክ የእጅ ማጠብ የኢንፌክሽኖችን ስርጭት ለመግታት በጣም ውጤታማ ነው. ነገር ግን, እጅን መታጠብ ብቻውን ስራውን ሊያከናውን አይችልም. ወዳጃዊ ማሳሰቢያዎች ሰራተኞች እና ታካሚዎች ደህንነታቸውን እንዲጠብቁ ለማረጋገጥ በጣም ረጅም መንገድ ነው.
- የፋይናንስ ግቦች- የማንኛውም የሕክምና መገልገያ ስኬት ውጤታማነት በሕክምናዊ ቢሮው የፋይናንስ ፖሊሲ ጥንካሬ እና ቢሮው የገንዘብ አላማውን ለማሳካት እንዴት እንደሚሰራ ነው. የቢሮው ሰራተኛ ምን ያክል መልካም ወይም ደካማ መሆኑን ለማሳወቅ ጥሩ ወይም ጥሩ መሻሻል መቀጠል አንዱ መንገድ ነው. የቢሮው የፋይናንስ ሁኔታ ለሠራተኞቹ እኩል ነው ምክንያቱም ቅርንጫፍ ቢሮው በጥሩ ሁኔታ ተካፋይ እስከሆነ ድረስ በስራቸው ላይ የበለጠ ጥንካሬ እንደሚኖራቸው ያውቃሉ.